Termine online buchen lassen – Hilfe

Mit der Online-Terminbuchung wählen Ihre Kunden auf Ihrer Website oder in Ihrer Preisliste eine Leistung, auf Wunsch einen Mitarbeiter, einen Tag und eine freie Uhrzeit. Sie bekommen sofort eine Bestätigung per E-Mail. Sie sehen alle Termine im Dashboard unter Termine. Die Terminbuchung gibt es für Salons, Studios und Läden. Sie ist in Ihrem Abo enthalten.

1. Mitarbeiter anlegen

Jeder Termin gehört zu einer Person. Legen Sie im Admin unter Mitarbeiter alle an, bei denen Kunden buchen können. Wer allein arbeitet, legt sich selbst an.

Leistungen – was die Person macht. Leer heißt: alle Leistungen.
Arbeitszeiten – pro Wochentag von–bis. Für eine Mittagspause tragen Sie den Tag zweimal ein, z. B. 9:00–13:00 und 14:00–18:00. Ohne Arbeitszeiten gelten die Öffnungszeiten des Standorts.
Abwesenheiten – Urlaub oder Krankheit. Das Bis-Datum bleibt für einen einzelnen Tag leer.
HeyMenu-Zugang – verknüpft die Person mit ihrem Login. Das brauchen Sie nur, wenn Mitarbeiter nur ihre eigenen Termine sehen sollen (siehe unten).

Kunden können nur Zeiten buchen, in denen die Person arbeitet und der Standort geöffnet hat. Besondere Öffnungszeiten (Feiertage, Betriebsurlaub) gelten auch hier.

2. Leistungen buchbar machen

Buchbar ist jeder Eintrag Ihrer Preisliste mit einer Dauer, bei Varianten (z. B. „Kurzes Haar“, „Langes Haar“) auch mit einer Dauer pro Variante. Im Reiter Online-Terminbuchung eines Eintrags können Sie ihn ausschließen und einen Puffer davor oder danach einstellen, z. B. 10 Minuten zum Aufräumen. Den Puffer sehen Ihre Kunden nicht. Er hält nur die Zeit frei.

3. Buchung einschalten

Im Standort, Reiter Service, schalten Sie Kunden können online Termine buchen ein. Dort stellen Sie außerdem ein:

Buchungen – Sofort fest gebucht oder Anfragen, die Sie annehmen. Bei Anfragen hält HeyMenu die Zeit frei, bis Sie annehmen oder ablehnen. Nach 48 Stunden ohne Antwort verfällt die Anfrage, und der Kunde bekommt Bescheid.
Kunden wählen den Mitarbeiter – sonst bekommt der Termin ein freier Mitarbeiter. Wir wählen dann den, der an dem Tag am wenigsten Termine hat.
Startzeiten alle 15, 30 oder 60 Minuten, Mindestvorlauf (z. B. frühestens 2 Stunden vorher) und Buchbar Tage im Voraus.
Stornieren bis – bis wie viele Stunden vorher Kunden selbst absagen oder verschieben können. Danach zeigt der Link Ihre Telefonnummer.
Buchungen melden an – an welche E-Mail-Adresse neue Buchungen gehen. Leer heißt: an die E-Mail-Adresse des Standorts.
Hinweis für Kunden – ein kurzer Text über den freien Zeiten, z. B. „Bitte 5 Minuten vorher da sein“.

4. Den Abschnitt auf die Website setzen

Unter Website & Karte fügen Sie den Abschnitt Terminbuchung hinzu, auf der Website und, wenn Sie möchten, in der digitalen Preisliste. Sie können eine Überschrift und einen kurzen Text eintragen und auswählen, welche Leistungen der Abschnitt zeigt (leer heißt: alle buchbaren). Die Vorlage Dienstleister enthält ihn schon.

Sobald die Buchung eingeschaltet ist, führen der Button im Titelbild und in der Kopfzeile zur Terminbuchung. Bei jeder buchbaren Leistung zeigt das Fenster mit den Details außerdem Termin buchen.

5. So bucht Ihr Kunde

Leistung (und Variante) wählen.
Mitarbeiter wählen, wenn Sie das erlauben, oder „Egal“.
Einen Tag und eine freie Uhrzeit wählen.
Name, E-Mail-Adresse und freiwillig Telefonnummer und Anmerkung eingeben.

Der Kunde bekommt eine E-Mail mit allen Angaben, einer Kalenderdatei für sein Handy und einem Link Termin verwalten. Dort kann er bis zu Ihrer Frist absagen oder auf eine andere freie Zeit verschieben. Einen Tag vorher erinnern wir ihn per E-Mail. Sie bekommen bei jeder Buchung, Absage und Verschiebung eine E-Mail.

Zwei Kunden können nie dieselbe Zeit buchen. Wer zu spät ist, sieht eine freundliche Meldung und wählt eine andere Zeit.

6. Der Kalender im Dashboard

Unter Termine im Dashboard (Schnelllink oder Termine beim Standort) sehen Sie:

Tag – eine Spalte pro Mitarbeiter mit Arbeitszeiten (hell) und Terminen. Auf dem Handy wischen Sie seitlich.
Woche – alle Termine der Woche als Liste. Ein Tipp auf den Tag öffnet ihn.
Offene Anfragen – oben, mit Annehmen und Ablehnen.

Ein Klick auf einen Termin zeigt alle Angaben. Dort können Sie annehmen, absagen, als Erledigt oder Nicht erschienen markieren, verschieben und Name, Telefon oder Notiz ändern. Beim Absagen und Verschieben bekommt der Kunde eine E-Mail, wenn Sie das Häkchen gesetzt lassen.

+ Termin trägt einen Termin ein, der per Telefon oder an der Theke vereinbart wurde. Sie können auch in eine freie Stelle einer Spalte klicken. Zeit blockieren hält eine Zeit frei, z. B. für eine Pause oder eine Schulung. Ist die Zeit schon belegt, fragt HeyMenu nach. Mit Trotzdem eintragen stehen beide Termine nebeneinander.

Die Seite lädt alle 30 Sekunden neu. Kommt eine neue Online-Buchung, hören Sie einen Ton, sobald Sie einmal auf die Seite geklickt haben. Über die Glocke kommen neue Buchungen, Anfragen und Absagen auch als Benachrichtigung aufs Handy, wenn die Seite geschlossen ist.

7. Termine im Handy-Kalender

Jeder Mitarbeiter hat im Admin unter Mitarbeiter → Kalender einen Link Termine abonnieren. Fügen Sie ihn in Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook als Kalender-Abo hinzu. Dann erscheinen die Termine der Person dort und aktualisieren sich von selbst. Wie oft, bestimmt Ihre Kalender-App: Google braucht oft mehrere Stunden, Apple meist weniger. Der Kalender im Dashboard ist immer aktuell.

Der Link ist geheim. Wer ihn kennt, sieht die Termine mit Namen. Mit Neuen Link erzeugen wird der alte ungültig.

Termine, die Sie im Handy-Kalender eintragen, kommen nicht zu HeyMenu. Dafür gibt es den umgekehrten Weg:

8. Private Termine berücksichtigen

Tragen Sie unter Eigener Kalender (belegte Zeiten) die geheime iCal-Adresse Ihres privaten Kalenders ein. HeyMenu liest daraus alle 15 Minuten nur, wann Sie belegt sind, und gibt diese Zeiten nicht zur Buchung frei. Titel, Orte und Inhalte Ihrer Termine lesen wir nicht. Im Dashboard erscheinen die Zeiten schraffiert als „Privat belegt“.

Google Kalender: Einstellungen → Ihr Kalender → Privatadresse im iCal-Format.
Apple iCloud: Kalender-App → Kalender teilen → Öffentlicher Kalender, den Link kopieren.
Outlook.com / Microsoft 365: Einstellungen → Kalender → Freigegebene Kalender → Kalender veröffentlichen, den ICS-Link kopieren.

Termine, die im Kalender als „frei“ markiert sind, zählen nicht. Klappt das Lesen nicht, steht der Grund unter Problem.

9. Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Termine

Normalerweise sehen alle mit einem HeyMenu-Zugang alle Termine des Standorts. Schalten Sie im Standort Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Termine ein, sehen Mitarbeiter (Rolle Mitarbeiter, nicht Inhaber) nur die Spalten, mit denen ihr Zugang verknüpft ist.

10. Mit dem KI-Assistenten

Der KI-Assistent und verbundene KI-Apps können Mitarbeiter anlegen und ändern, z. B. „Mara hat vom 3. bis 7. November Urlaub“ oder „Deniz arbeitet ab jetzt auch samstags von 10 bis 14 Uhr“. Sie können außerdem die Buchungseinstellungen ändern, etwa „Stornieren bis 48 Stunden vorher“. Änderungen an Mitarbeitern gelten sofort, weil Mitarbeiter keine Entwürfe haben. Mit Verwerfen stellen Sie den Stand davor wieder her. Termine selbst trägt der Assistent nicht ein, die verwalten Sie unter Termine.

11. Datenschutz

Sie sind für die Daten Ihrer Kunden verantwortlich, HeyMenu verarbeitet sie in Ihrem Auftrag (AVV). Wir speichern nur, was für den Termin nötig ist. Termine werden 12 Monate nach ihrem Ende automatisch gelöscht. Abgesagte oder vergangene Termine können Inhaber vorher selbst löschen. Bitten Sie Kunden, in der Anmerkung keine Gesundheitsdaten anzugeben.